Selon un rapport d'enquête de PMI, il a été découvert qu'en raison de communications inefficaces, un projet sur cinq échoue. Pour assurer une succès un chef de projet doit assurer une gestion efficace de la communication de projet. Dans cet article de gestion de la communication de projet, je vais vous donner un aperçu complet de la façon dont la communication systématique est établie dans un projet et quels sont les différents processus impliqués.
Vous trouverez ci-dessous les sujets dont je parlerai dans cet article sur la gestion du temps de projet:
- Qu'est-ce que la gestion de la communication de projet?
- Avantages de la gestion de la communication
- Processus de gestion de la communication de projet
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Qu'est-ce que la gestion de la communication de projet?
Gestion de la communication de projet, selon ,
La gestion des communications du projet comprend les processus nécessaires pour garantir que les besoins d'information du projet et de ses parties prenantes sont satisfaits par le développement d'artefacts et la mise en œuvre d'activités conçues pour réaliser un échange d'informations efficace.
C'est l'un des dix domaines de connaissances clés qui jette les bases du cadre de gestion de projet et joue un rôle majeur en gardant toute l'équipe de projet sur la même longueur d'onde. Sans une bonne gestion de la communication, l'ensemble peut s'effondrer car un manque de communication peut entraîner la rupture de divers processus. Cela peut en outre avoir un effet négatif sur le livrable final et donc entraîner un projet infructueux.
Gestion des communications de projet couvre diversdes processus qui garantissent que les informations de projet correctes sont fournies aux équipes appropriées et au bon moment. Une communication efficace aide à établir une relation saine entre divers intervenants ayant des antécédents culturels et organisationnels, des niveaux d'expertise, des intérêts et des perspectives variés. Tous ensemble, ils peuvent influencer l'exécution du projet et le produit final.Le processus complet de gestion des communications de projet est une agrégation de deux parties:
- La première partie traite de l'élaboration d'une stratégie garantissant un système de communication efficace pour les parties prenantes.
- La deuxième partie vise à réaliser les activités nécessaires à la mise en œuvre des stratégies de communication.
En moyenne, un chef de projet consacre environ 85 à 90% de son temps total à la communication. Ainsi pour un , maintenir un flux de communication efficace devient très important. Pour ce faire, il doit décider d'une stratégie de projet au tout début du projet et la suivre tout au long du cycle de vie du projet. Certains des hautement recommandés qui aident à établir une communication efficace sont énumérés ci-dessous:
- Écoute active forte
- Bonne rédaction
- Capacité à parler couramment
- Questionner et explorer des idées
- Établir et gérer les attentes
- Motiver l'équipe à devenir et à rester engagée
- Guider l'équipe pour améliorer les performances
- Résolution de conflit
- Capacité de résumer et de réitérer
- Identifiez la prochaine étape la plus efficace
Outre les compétences énumérées ci-dessus, un chef de projet doit également suivre les 5 C de communication qui aidera à créer une communication ininterrompue et systématique tout au long du projet. Ces cinq C sont:
En terme de , la communication peut être de différents types:
- Communication écrite: Il s'agit de l'une des formes de communication les plus précises transmises via un moyen de correspondance. Il peut être séparé en deux formes:
- Écrit formel: Charte de projet, énoncé de la portée, plan de projet, WBS, état du projet, problèmes complexes, communications liées au contrat, mémos, etc.
- Écrit informel: e-mail, notes, lettres, communication régulière avec les membres de l'équipe, etc.
- Communication orale: Ce type de communication a un haut degré de flexibilité se fait par le biais du contact personnel, l'équipe se réunit, par téléphone, etc. Il peut être catégorisé en deux formes:
- Oral formel: Présentations, discours, négociations, etc.
- Oral informel: Conversation avec les membres de l'équipe, réunions de projet, conversations en salle de pause ou en salle de guerre, etc.
- La communication non verbale: C'est la forme de communication la plus élémentaire et environ 55% de la communication se fait sous cette forme.Des exemples généraux de ce type de communication sont les expressions faciales, les mouvements de la main, le ton de la voix en parlant, etc.
J'espère que vous avez maintenant une meilleure compréhension de ce qu'est la gestion de la communication de projet. Dans la section suivante, je parlerai des avantages de la gestion de la communication pour une organisation.
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Avantages de la gestion de la communication
- Attentes: Le plan de communication du projet aide à établir des normes sur la manière et le moment où la communication doit avoir lieu.Cela aide un gestionnaire à maintenir le contrôle du projet et à s'assurer que toutes les parties prenantes reçoivent les informations requises.
- Cohérence: Avec un bon plan de communication, un chef de projet devient plus cohérent dans la gestion des activités du projet. En outre, cela donne aux membres de l'équipe une direction dans laquelle ils peuvent communiquer de manière cohérente avec le reste de l'équipe et les parties prenantes.
- Productivité: Un plan de gestion de projet efficace tient tous les membres de l'équipe bien informés sur les événements du projet. De cette façon, ils sont toujours équipés des informations dont ils ont besoin au lieu d'arrêter le travail et de rechercher les informations manquantes.
- Résultat: Il établit un canal de communication approprié et clair entre l'équipe et les parties prenantes qui garantit que l'équipe saitexactement ce que les parties prenantes veulent, ont besoin et attendent du résultat du projet.
- Communication contrôlée: La gestion de la communication garantit également que les bonnes informations sont transmises aux bonnes personnes et au bon moment. Cela ne laisse aucune place à l'ambiguïté ou à la confusion et permet une communication fluide.
- Collaboration de l'équipe de projet: Une bonne communication se traduit souvent par une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe et améliore la concentration sur l'ensemble.
- Session de lancement efficace: Un plan de gestion de la communication bien organisé donne un bon coup d'envoi aux projets car ilveille à ce que le projet et les méthodologies soient discutés et examinés à un niveau élevé. Une fois que cela est assuré, d'autres processus de communication sont exprimés et acceptés par les membres de l'équipe, ce qui leur donne une image claire de ce qui va se passer ensuite et de leur rôle dans le projet.
Processus de gestion de la communication de projet
Le domaine de connaissances de la gestion de la communication de projet est composé des trois processus suivants:
1. Planifier la gestion des communications
Planifier la gestion de la communication est le processus initial du domaine de connaissance de la gestion de la communication de projet. Dans ce processus, un plan systématique et efficace est développé pour les activités impliquées dans la communication du projet. Il utilise principalement les informations telles que les exigences de chaque partie prenante et des équipes, les actifs organisationnels disponibles et les besoins du projet. Le processus de gestion de la communication du plan est effectué à intervalles réguliers tout au long . Il aide principalement à la présentation en temps opportun des données pertinentes grâce à une approche documentée qui maintient les parties prenantes engagées de manière efficace.
Planifier la gestion de la communication implique divers intrants, outils et techniques et extrants que j'ai énumérés dans le tableau ci-dessous:
| Contributions | Outils et techniques | Les sorties |
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2. Gérer les communications
Le deuxième processus de gestion de la communication de projet est la gestion des communications qui vise principalement à collecter, créer, distribuer, stocker, récupérer, gérer, surveiller et enfin éliminer les informations du projet de manière appropriée et en temps opportun. Il est effectué tout au long du cycle de vie du projet afin de fournir un flux d'informations sans effort et efficace de l'équipe de projet aux parties prenantes et vice-versa. Ce processus aide également à identifier les différents aspects d'une communication efficace ainsi que les méthodologies , technologies et techniques. En outre, il permet à l'ensemble du système de communication d'être plus flexible en offrant un espace pour tout ajustement des méthodes et des techniques. Il aide à s'adapter aux demandes et aux besoins changeants des parties prenantes sans perturber le flux de communication.
Dans le tableau ci-dessous, j'ai répertorié la liste complète des intrants, des outils et des techniques et des extrants impliqués dans le processus de gestion des communications:
| Contributions | Outils et techniques | Les sorties |
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3. Surveiller les communications
Monitor Communications est le processus final du domaine de connaissances en gestion des communications. Ce processus garantit que tous les besoins et exigences d'information du projet et des parties prenantes impliquées sont satisfaits à son achèvement. Il est effectué tout au long de la et aide à optimiser le flux d'informations conformément au plan de gestion de la communication et d'engagement des parties prenantes.
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Le tableau ci-dessous contient la liste des divers intrants, outils et techniques et extrants impliqués dans le processus final de gestion de la communication du projet:
| Contributions | Outils et techniques | Les sorties |
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